Aceptar automáticamente solicitudes de reunión en Microsoft Outlook

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A veces, los usuarios pueden sentirse inundados con múltiples solicitudes de reunión que pueden quitarles tiempo para concentrarse en tareas esenciales. En casos como este, es posible que los usuarios quieran configurar Outlook para que acepte automáticamente solicitudes de reunión, lo que Outlook puede hacer con la configuración correcta.

Outlook se puede configurar para aceptar solicitudes de reunión de forma arbitraria, o los usuarios pueden configurar reglas y condiciones para determinar qué solicitudes aceptar. Esta publicación explorará formas de configurar Outlook para aceptar automáticamente solicitudes de reunión, incluida la función integrada de Outlook, las reglas de la Bandeja de entrada, los scripts VBA y Power Automate.

Aceptar automáticamente invitaciones a reuniones en Outlook

El cliente Outlook tiene la función de aceptar o rechazar automáticamente solicitudes de reunión desde Outlook 2000. Al momento de escribir este artículo, la última versión es Outlook 2021 y la Aceptar o Rechazar Automáticamente La característica en Outlook todavía está presente, aunque a menudo se pasa por alto. Aprendamos a usarlo.

Nota. Este método aceptará automáticamente todas las invitaciones a reuniones de cualquier organizador.

  1. Abra su cliente Outlook y haga clic en ArchivoOpciones.
  2. En la ventana Opciones de Outlook, haga clic en Calendario → Aceptar/Rechazar automáticamente.
    Outlook acepta automáticamente reuniones de una persona específica
  3. En la siguiente ventana, verá tres casillas de verificación.
    • Aceptar automáticamente solicitudes de reunión y eliminar reuniones canceladas
    • Rechazar automáticamente las solicitudes de reunión que entren en conflicto con una cita o reunión existente
    • Rechazar automáticamente reuniones recurrentes
      Tenga en cuenta que las dos últimas casillas de verificación aparecen atenuadas hasta que marque la primera casilla.
      En este ejemplo, marque la primera casilla de verificación y haga clic en DE ACUERDO.
      El calendario de aceptación automática invita a Outlook de una persona específica.
    • Hacer clic DE ACUERDO en el Opciones de Outlook ventana.

Acepte automáticamente solicitudes de reunión en Outlook usando VBA Script y regla de bandeja de entrada

Como ha visto en la sección anterior, el uso de la función incorporada de aceptación o rechazo automático en Outlook es la última opción de personalización. Es un enfoque de todo o nada. Por lo tanto, si necesita personalizar la aceptación automática, esta no es la solución para usted.

Es posible personalizar la aceptación automática, pero no es para los usuarios típicos porque implica secuencias de comandos. Normalmente, este método lo desarrollan los administradores y se proporciona a los usuarios cuando es necesario.

Hemos creado algunos ejemplos de scripts de VBA para combinarlos con las reglas de la Bandeja de entrada de Outlook.

Prepare Outlook para VBA

Antes de profundizar en los scripts y la implementación de VBA, preparemos Outlook para usar VBA.

Para asegurarse de que el “Ejecutar un script”La acción en las Reglas de Outlook es visible, asegúrese de que exista la siguiente entrada de registro. Cree la entrada del registro si no existe.

Clave de registro: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security
DWORD: Habilitar reglas de correo de cliente inseguro
Valor: 1

La regla de Outlook acepta automáticamente solicitudes de reunión de un remitente específico

A continuación, asegúrese de que las macros estén habilitadas. Hacer clic Archivo → Opciones → Centro de confianza → Configuración del Centro de confianza.

Outlook acepta automáticamente solicitudes de reunión de un remitente específico

Hacer clic Configuración de macros → marcar “Habilitar todas las macros” y haga clic DE ACUERDO.

Outlook Web acepta automáticamente reuniones

Finalmente, reinicie Outlook.

Descargue el script VBA e inserte el módulo

Descargo de responsabilidad: Los scripts de VBA proporcionados en este artículo se crearon con fines de demostración. Si bien fueron probados durante la redacción de esta publicación, tenga cuidado al usarlos en producción. Asegúrese de comprender al menos VBA para validar el código antes de ejecutarlos.

Los scripts VBA de ejemplo que usaremos en estos ejemplos se pueden descargar desde este repositorio.

  1. Copie el código del script VBA:
    regla de Outlook para aceptar invitaciones a reuniones
  2. Cambie a Outlook y presione ALT+11 para abrir la ventana del Editor de Visual Basic.
  3. Hacer clic Insertar → Módulo.
    aceptar automáticamente invitaciones de calendario de outlook
  4. Pegue el código VBA en el nuevo módulo.
    aceptar automáticamente invitaciones de calendario outlook 365

Acepte automáticamente solicitudes de reunión de organizadores específicos utilizando Power Automate

Si su buzón está en Office 365 y tiene al menos la licencia gratuita de Power Automate, puede crear un flujo de Power Automate que acepte automáticamente solicitudes de reunión. En este ejemplo, crearemos un flujo que acepte solicitudes de reunión basadas en una lista de organizadores.

Crear el flujo de aceptación automática de solicitud de reunión

Inicia sesión en Automatización de energía y crea un nuevo espacio en blanco Flujo de nube automatizado.

aceptar automáticamente invitaciones de calendario outlook

Asigne un nombre a su flujo según el propósito, seleccione «Cuando se crea un nuevo evento (V3)”disparador y haga clic Crear.

Outlook acepta automáticamente las invitaciones del calendario.

En la tarjeta de activación, seleccione Calendario y haga clic Nuevo paso.

Office 365 acepta automáticamente invitaciones de calendario

Añade un «Inicializar variable» paso. Ingrese el nombre de la variable “lista_organizadores_aceptados«, seleccionar «Formación” como tipo e ingrese la lista de direcciones de correo electrónico de los organizadores aceptados en formato JSON.

Nota. Usar una variable Array es sólo una forma de definir una lista de organizadores aprobados. Pero también puede utilizar otras fuentes de listas, como una lista de SharePoint Online.

Buzón de correo compartido que acepta automáticamente invitaciones de calendario.

Añade un «Condición» paso.

  • En el cuadro de la izquierda, seleccione «lista_organizadores_aceptados”Variable que creaste en el paso anterior.
  • Elegir «contiene”como operador.
  • En el cuadro de la derecha (elija un valor), haga clic en «Agregar contenido dinámico» enlace y pegue esta línea «toLower(triggerOutputs()?[‘body/organizer’])”en la Expresión.
  • Hacer clic DE ACUERDO.

Outlook acepta automáticamente invitaciones a reuniones

El paso anterior determina si la dirección de correo electrónico del organizador está en la lista de organizadores aceptados. bajo el rama, haga clic Agregar una acción.

Outlook acepta varias reuniones a la vez.

Seleccione el «Responder a una invitación a un evento (V2)» acción.

cómo aceptar automáticamente invitaciones de calendario en Outlook

Completa el “Responder a una invitación a un evento (V2)”campos de acción de la siguiente manera:

  • ID de evento = Identificación (contenido dinámico)
  • Respuesta = Aceptar
  • ¿Enviar una respuesta? =

El calendario de Outlook acepta automáticamente solicitudes de reunión.

Finalmente, haga clic en “Ahorrar”en la parte superior derecha de la página.

Calendario de Outlook con aceptación automática.

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