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En el mundo actual en el que la nube es lo primero, la forma en que las organizaciones gestionan sus entornos de impresión se está transformando significativamente. La alguna vez familiar infraestructura local, con sus innumerables servidores de impresión, controladores y configuraciones, está dando paso a soluciones basadas en la nube. Universal Print de Microsoft está a la vanguardia de este cambio, una solución de impresión moderna perfectamente integrada con Microsoft 365.
¿Qué es la impresión universal?
La solución Universal Print de Microsoft se alinea perfectamente con las empresas que ya están haciendo la transición a plataformas de nube híbrida, especialmente aquellas que utilizan Microsoft 365 para aplicaciones de software, OneDrive for Business, Exchange Online y más.
Comprender el marco de Universal Print
Los fabricantes ahora están integrando inherentemente funciones de Universal Print en sus últimos modelos de impresoras, asegurando la sincronización directa con la gestión de Universal Print de Microsoft Azure. Esto elimina la necesidad de cualquier infraestructura local cuando se utilizan impresoras compatibles con Universal Print. Microsoft ofrece un conector de impresión universal para modelos de impresoras más antiguos, cerrando la brecha de comunicación con Universal Print. Sin embargo, esta configuración exige un vínculo al Universal Print Connector.
Licencia
Tenga en cuenta las siguientes suscripciones de licencia elegibles de Universal Print con Microsoft 365:
- Microsoft 365 Empresa AF3, E3, E5, A3, A5
- Microsoft 365 Empresa Premium
- Windows 10 y 11 Empresa E3, E5, A3, A5
Además, puede obtener acceso a Universal Print como licencia independiente. Con esta solución, Microsoft asigna 5 trabajos de impresión mensualmente a cada usuario. Un único trabajo de impresión pertenece a una acción de impresión, independientemente del número de páginas. Así, el total de trabajos de impresión concedidos a una empresa con 500 usuarios autorizados asciende a 2.500. Si necesita más, hay paquetes complementarios disponibles para Universal Print. Estos paquetes aumentan sus trabajos de impresión en lotes de 500 o 10 000 trabajos.
Beneficios de Universal Print para las organizaciones
Tenga en cuenta los siguientes beneficios de implementar el acceso a la nube de Microsoft Universal Print en el entorno empresarial.
Seguridad y cumplimiento mejorados
Universal Print, al estar basado en la nube y conectado con Azure AD, mejora el panorama de seguridad de la impresión. Proteger los datos confidenciales es primordial y, con la impresión universal, las organizaciones pueden confiar en las sólidas medidas de seguridad de Azure. Ya sea que se trate de un trabajo de impresión que contenga datos empresariales confidenciales o detalles específicos del usuario, el servicio garantiza que se maneje de forma segura.
Gestión y configuración simplificadas
Con Universal Print, se acabaron los días de visitar cada estación de trabajo para instalar o actualizar los controladores de la impresora. La solución de impresión universal centraliza la gestión de impresión, lo que hace que agregar nuevas impresoras, administrar configuraciones o incluso actualizar configuraciones sea más sencillo. Al permitir que las organizaciones administren impresoras directamente a través del centro de administración de Microsoft 365, los equipos de TI se liberan de muchos de los desafíos tradicionales que enfrentan.
Gestión de trabajos de impresión
Una de las funciones más fáciles de usar es el Portal de impresión universal. Este portal simplifica la gestión de trabajos de impresión, permitiendo a los usuarios acceder, buscar y gestionar sus trabajos de impresión fácilmente. Con las herramientas de informes detalladas disponibles, los administradores también pueden obtener información sobre el uso de la impresora, lo que ayuda a optimizar los recursos y administrar los costos.
El panel de Universal Print en Microsoft Azure
Beneficios económicos y ambientales
Las organizaciones pueden tomar decisiones informadas sobre su entorno de impresión con datos detallados al alcance de su mano. Esto podría significar identificar impresoras infrautilizadas, aprovechar los posibles ahorros al reducir los trabajos de impresión o comprender el comportamiento del usuario para mejorar la infraestructura de impresión.
Impresión Universal: cómo funciona
Universal Print está profundamente integrado con la plataforma en la nube Azure de Microsoft. Utiliza Azure Active Directory (Azure AD) para la autenticación, lo que permite a los usuarios acceder a impresoras en todos los dispositivos y ubicaciones con las capacidades de SSO de Azure Active Directory. Facilita mucho la gestión de la impresión y el acceso a las impresoras locales tradicionales.
Para ello, utiliza un conector de impresión universal o impresoras que tienen la capacidad nativa de impresión universal integrada en el dispositivo.
Administrar impresoras y servidores de impresión de Windows Server puede ser un dolor de cabeza para los administradores de TI, y la infraestructura de impresión puede llevar mucho tiempo y ser costosa de administrar. El uso de las capacidades de Universal Print mencionadas en Azure ayuda a compensar el trabajo pesado de la infraestructura y la administración locales.
El conector de impresión universal
No todas las impresoras del mercado actual están preparadas para la impresión universal y es posible que su organización no cuente con dispositivos de impresión preparados para la impresión universal. Sin embargo, Microsoft anticipó este desafío. El conector de impresión universal permite integrar impresoras más antiguas en el entorno de impresión universal, lo que garantiza que las organizaciones no necesiten revisar su infraestructura de impresión existente.
El conector Universal Print con impresoras registradas
A medida que las organizaciones pasan por ciclos de actualización y compran impresoras de impresión universales, pueden dejar de utilizar Universal Print Connector para acceder a la impresora y pasar a las capacidades nativas de sus dispositivos.
Instalación del conector de impresión universal
Universal Print Connector es una simple descarga e instalación en una máquina con servidor Windows. Acepte el EULA e instale el servicio.
Comenzando la instalación del software Universal Print Connector
Luego deberá «iniciar sesión» en su cuenta de Microsoft Azure para registrar Universal Print Connector con Microsoft Azure.
Inicie sesión en la cuenta de su organización durante la configuración del Universal Print Connector
Una vez que haya iniciado sesión, registre su Conector Universal.
Registre el conector con Microsoft Azure
La instalación finaliza correctamente.
La configuración del Universal Print Connector es exitosa
Una vez que tengas el servicio instalado, registrarás la impresora que deseas usar en Azure.
Registrar una impresora específica con el servicio Universal Print
La impresora se registró correctamente en el servicio Universal Print.
Ver el nombre de la impresora en la configuración de Impresión universal
Puede ver la impresora en la nube ahora compartida en la configuración de impresoras de Universal Print:
Visualización de impresoras Universal Print en Azure
Un cliente de usuario que ejecuta Windows 10 u 11 ahora puede agregar la impresora en la nube una vez que haya iniciado sesión con su cuenta de Microsoft y se le hayan asignado permisos a la impresora desde el lado de Microsoft 365.
Agregar la impresora en la nube en una computadora cliente con Windows
El futuro de la impresión universal
La solución de impresión universal, aunque sólida en su forma actual, continúa evolucionando. Microsoft continúa ampliando su flota de impresoras universales listas para imprimir y mejorando el servicio basándose en los comentarios de los usuarios y los avances tecnológicos. Sólo podemos esperar que el soporte y las capacidades evolucionen con el tiempo.
Preguntas frecuentes sobre la impresión universal
¿Cómo se integra Universal Print con Azure Active Directory?
Universal Print funciona con Azure Active Directory (Azure AD), proporcionando autenticación segura para los usuarios durante el proceso de impresión. Una vez que un usuario se autentica a través de Azure AD, puede enviar trabajos de impresión a cualquier impresora lista para Universal Print dentro de la organización.
¿Necesito alguna infraestructura local para configurar Universal Print?
Eso depende. Si bien Universal Print está diseñado para funcionar con infraestructura local, es adaptable. Para las empresas que utilizan impresoras compatibles con Universal Print, no se requiere ninguna configuración local. Se requiere Universal Print Connector para utilizar impresoras heredadas, conectando estos dispositivos al servicio Universal Print basado en la nube.
¿Qué beneficios ofrece una solución de impresión moderna como Universal Print sobre los servidores de impresión tradicionales?
Los servidores de impresión tradicionales pueden consumir muchos recursos y ser difíciles de administrar para los administradores de TI. Por otro lado, una solución de impresión moderna como Universal Print utiliza tecnologías en la nube de Microsoft. Simplifica la gestión de impresión y proporciona acceso a estos recursos mediante autenticación con Azure Active Directory. También ayuda a reducir los costos vinculados a los servidores de impresión locales y permite el acceso a las impresoras desde cualquier dispositivo conectado en la fuerza laboral híbrida.
¿Cómo puedo garantizar que mis datos de impresión permanezcan seguros con Universal Print?
Universal Print ofrece múltiples capas de seguridad, con datos cifrados tanto en tránsito como en reposo. Al aprovechar la sólida infraestructura de seguridad de Azure, las organizaciones pueden proteger los datos de impresión confidenciales y, al mismo tiempo, permitir una impresión eficiente en toda su empresa.
¿Cómo se adapta Universal Print a las distintas necesidades de impresión empresarial?
Dada la naturaleza dinámica de las empresas actuales, Universal Print está diseñado para escalar. Ya sea que esté administrando impresoras en múltiples ubicaciones o manejando un aumento en los trabajos de impresión, Universal Print, con su profunda integración con Microsoft 365 y Azure Portal, garantiza que la infraestructura de impresión pueda adaptarse y ofrecer un rendimiento constante.
¿Puedo administrar la configuración de Impresión universal desde Azure Portal?
Azure Portal es donde configura y administra la configuración de Universal Print. Los administradores pueden agregar nuevas impresoras, asignar impresoras a usuarios o grupos específicos y supervisar los trabajos de impresión desde el portal.
¿Qué pasa si necesito información o recursos adicionales sobre Universal Print?
Microsoft ofrece un completo portal de Universal Print con diversos recursos, guías e información adicional. Además, los foros de la comunidad y la documentación oficial de Microsoft son buenos lugares para comenzar a aprender más sobre el proceso y la administración de Universal Print.
Terminando
El uso del servicio Universal Print en las herramientas de TI de una organización ayuda a llevar la conectividad y la gestión de impresión modernas a la fuerza laboral híbrida. A medida que las organizaciones continúan con la colaboración y la conectividad híbridas, Universal Print es una excelente solución para reforzar la impresión en la configuración híbrida y reducir la dependencia de la conectividad local a los servidores de impresión de Windows Server, etc. Las impresoras más modernas continúan incluyendo capacidades de Universal Print y permitirá a las organizaciones utilizar esto como una capacidad nativa del hardware en el futuro.
