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Las empresas y las personas utilizan las respuestas automáticas en Outlook para que los remitentes sepan cómo se recibieron sus mensajes o para brindarles más detalles. La práctica común es usar buzones compartidos para estas respuestas automáticas habilitando Fuera de la oficina.
Pero el agente Fuera de la oficina (OOF) solo envía respuestas automáticas una vez a cada remitente. Si el buzón recibe otro mensaje del mismo remitente, ya no responderá automáticamente al remitente. Y esa limitación de características es por diseño.
Entonces, ¿cuál es la solución? Ahí es donde Power Automate resulta útil. Power Automate es un servicio basado en la nube que le permite automatizar flujos de trabajo entre diferentes aplicaciones y servicios, incluido Outlook. En esta publicación de blog, crearemos un flujo de Outlook de Power Automate que envía respuestas automáticas a cada mensaje que recibe.
Requisitos
- Acceso de administrador al inquilino de Microsoft 365.
- Un buzón de Exchange Online. Esta publicación utilizará un buzón compartido.
- Licencia gratuita de Power Automate.
Configurar la cuenta de buzón compartido
Como sabrá, una cuenta de buzón compartido no puede iniciar sesión con sus propias credenciales por diseño. Pero su capacidad de inicio de sesión se puede habilitar configurando su contraseña. Además, la cuenta de buzón compartido debe tener asignada una licencia de Power Automate. Siga estos pasos para configurar el buzón.
- Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365.
- Navegar a Usuarios > Usuarios activos.
- Haga clic en la cuenta de buzón compartido. En este ejemplo, el nombre de la cuenta es Servicio al Cliente.
- En el formulario desplegable, haga clic en Restablecer la contraseña.
- Introduzca la nueva contraseña y haga clic en Restablecer la contraseña.
- Asegúrese de registrar la contraseña y haga clic en Cerrar.
- Haga clic en la pestaña Licencias y aplicaciones, marque la Poder automatizar gratis licencia y haga clic en Guardar cambios.
La cuenta de buzón compartido ahora está habilitada y tiene una licencia de Power Automate.
Crear el flujo de Power Automate
Ahora que el buzón compartido de Power Automate está listo, creemos el flujo de Power Automate necesario para monitorear el buzón en busca de nuevos mensajes y enviar respuestas automáticas.
- En un navegador nuevo, abra el Página de inicio de sesión de Power Automate.
- Inicie sesión con las credenciales del buzón compartido.
- Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en Crear En el lado izquierdo. Hay muchos flujos y plantillas en blanco. Pero en este ejemplo, haga clic en el Flujo de nube automatizadoque es correcto para este caso de uso.
Crear el disparador de flujo
- Sobre el Cree una ventana emergente de flujo de nube automatizada, ingrese el Nombre del flujo. En este ejemplo, el nombre del flujo es Respuesta automática del servicio de atención al cliente.
- Bajo «Elija el disparador de su flujo,» seleccionar «Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3)”, y haga clic Crear.
- En el «A”, ingrese la dirección de correo electrónico del buzón compartido. El flujo se activará solo cuando el destinatario «Para» en el nuevo mensaje coincida con esta dirección de correo electrónico.
Publicación relacionada. ¿Cómo agregar o eliminar el alias SMTP al buzón de Exchange?.
Hacer clic Nuevo paso.
Agregar la acción de flujo
- Buscar «responder a un correo electrónico” y seleccione “Responder al correo electrónico (V3)» bajo Comportamiento.
- Haga clic en el «Identificación del mensajecuadro » y seleccione «Identificación del mensaje» de la lista.
- Escriba el mensaje de respuesta automática en el «Cuerpo» caja.
- En el «Dirección de buzón original”, ingrese la dirección de correo electrónico del buzón compartido. Esta dirección será el remitente del mensaje de respuesta automática. Hacer clic Ahorrar.
Pruebe el nuevo flujo
El flujo está listo, pero se recomienda probar si funciona. De esta manera, puede confirmar si el flujo es el esperado o si se ha saltado un paso.
- Haga clic en el Prueba botón.
- Sobre el Flujo de prueba volar, elegir A mano y haga clic Prueba.
Verás un banner como el de abajo. Esto significa que el flujo está esperando que llegue un nuevo mensaje al buzón.
- Envíe un mensaje al buzón compartido usando su (u otro) buzón.
- Espere unos momentos y debería recibir la respuesta automática del flujo de Outlook de Power Automate.
- Vuelva al flujo de Power Automate y verá el banner de confirmación que dice: «Su flujo se ejecutó con éxito.”
Conclusión
Al configurar respuestas automáticas en Outlook, Microsoft Power Automate puede proporcionar ventajas significativas sobre el agente tradicional Fuera de la oficina (OOF). En primer lugar, Power Automate ofrece más opciones de personalización, lo que le permite adaptar su respuesta automática a sus necesidades. Con OOF, está limitado a un mensaje estándar que puede no transmitir toda la información necesaria a sus contactos.
En segundo lugar, Power Automate le permite configurar respuestas automáticas para escenarios complejos, como reenviar correos electrónicos a un colega o escalar mensajes urgentes. OOF solo ofrece una respuesta básica, que puede no ser suficiente para algunas situaciones comerciales.
En tercer lugar, Power Automate se puede integrar con otros servicios de Microsoft, como SharePoint o Teams, lo que le permite crear flujos de trabajo más optimizados. OOF no ofrece este nivel de integración.
Finalmente, Power Automate brinda una forma más confiable y consistente de configurar respuestas automáticas, con menos riesgo de errores o problemas técnicos que OOF. El uso de Power Automate para respuestas automáticas en Outlook es una solución más flexible, eficiente y completa que el agente OOF tradicional.
