385
Microsoft 365 (Office 365) le ofrece una amplia gama de opciones para la programación de reuniones y la búsqueda de salas disponibles que puede reservar.
La reserva en Microsoft 365 se basa en los buzones de las salas. Un buzón de sala es uno de los tipos de buzones de recursos en Exchange Online. Los buzones de sala representan las salas físicas de su oficina (aula, salas de reuniones, salas de formación, etc.). Los buzones de sala permiten a los usuarios reservar salas fácilmente al incluir buzones de sala en las solicitudes de reunión.
Puede crear un buzón de sala a través del Centro de administración de Exchange:
- Navegar a Destinatarios > Recursos > Agregar un recurso de sala;
- Especifique el nombre del buzón de la sala;
- Proporcionar detalles de la sala (capacidad, cargo, número de teléfono, división, ciudad, etc.);
- Sobre el Configuración del delegado de reservas pestaña, puede configurar opciones de reserva adicionales:
– Permitir la repetición de reuniones
– Permitir la programación solo durante las horas de trabajo
– Rechazar reuniones automáticamente fuera de los límites de reserva a continuación
– Duración máxima de la reserva (en horas) - El Reserva de delegados le permite configurar cómo el buzón de la sala maneja las solicitudes de reunión y quién puede aceptar o rechazar las solicitudes de reserva. Por defecto, el Aceptar/rechazar convocatorias de reunión automáticamente la opción está habilitada.
De forma predeterminada, el buzón de la sala acepta automáticamente todas las solicitudes. Si la solicitud entra en conflicto con una reunión existente en el calendario del buzón, se rechazará la solicitud.
El buzón de la sala y su calendario están disponibles en la libreta de direcciones global de su organización. Sus usuarios pueden reservar estas salas a través de Outlook. La reserva de salas está disponible tanto en OWA (Outlook Web App) basado en navegador como en las versiones de escritorio de Outlook.
Si su Outlook está conectado a un buzón alojado en Microsoft 365 o un Exchange Server local, puede usar las características especiales de reserva de salas de Outlook:
- Asistente de programación: le permite elegir una hora de reunión que se adapte a todos. Esta función le permite seleccionar una hora conveniente cuando los eventos en los calendarios de los usuarios se superponen, lo que puede ser un problema para la gestión del tiempo de los asistentes;
- Buscador de habitaciones: le permite encontrar una habitación disponible que cumpla con sus criterios.
Aquí se explica cómo reservar una habitación en Outlook Web App:
- Inicie sesión en Outlook con su cuenta de Microsoft 365;
- Crear un nuevo evento (o reunión en la aplicación de escritorio de Outlook)
- Establezca el título de su reunión e invite a los asistentes;
- Seleccione la hora y la duración de la reunión;
- Deshabilitar el reunión de equipos opción;
- Navegar a la Buscar una habitación o ubicación opción y haga clic Navegar con el Buscador de habitaciones;
- Aquí puede buscar y filtrar habitaciones por tipo, capacidad, piso y funciones disponibles. Se mostrará una lista de salas que coincidan con sus solicitudes de reunión en el Buscador de salas;
- Salas verdes están disponibles para reservar y están en línea con los horarios de los asistentes. Si una sala está ocupada o no se ajusta a los horarios de otros asistentes, no aparecerá en la lista de salas.
- Seleccione la sala que más le convenga y luego envíe una invitación a la reunión a los asistentes de la lista.
Si la hora sugerida entra en conflicto con los calendarios de algunos asistentes, puede utilizar el asistente de programación para encontrar un momento adecuado para la reunión.
- Ve a la pestaña Asistente de programación;
- Aparecerá una cuadrícula frente a usted con una barra vertical y barras horizontales;
- Barras horizontales utilizadas para indicar cuándo sus asistentes no están disponibles;
- Barra vertical: muestra una barra roja como indicación de un conflicto de programación. La hora de una reunión sin conflictos se indica mediante una barra verde.
- Una vez que haya encontrado una hora de reunión que funcione para todos, haga clic en Evento y luego en Enviar.
Nota. El Asistente para programación está deshabilitado de forma predeterminada en la versión de escritorio de Outlook. Habilite el Asistente para programación en los complementos de Outlook.
